CONFLUENCE — CÔNG CỤ HƠI BỊ “XỊN XÒ” DÀNH CHO BUSINESS ANALYST
Chào mọi người, chắc hẳn trong quá trình hành nghề BA thì đôi lần gặp vấn đề khó khăn trong việc quản lí các tài liệu, version thì được đánh số lung tung, team member không biết cái nào là tài liệu mới nhất để đọc, vân vân và mây mây
Tuy nhiên trong quá trình làm việc, mình được sử dụng qua Confluence — công cụ share workspace giúp việc làm việc với khách hàng, giao tiếp, cộng tác giữa các member trở nên dễ dàng hơn. Bài viết này mình hướng tới các bạn BA muốn tìm hiểu về Confluence hoặc tuyệt vời hơn nếu nó giúp bạn giải quyết vấn đề trong dự án hiện tại.
Ok, let’s get started!!!
Confluence là gì?
Confluence là công cụ được phát triển bởi Atlassian — công cụ cộng tác nội dung được sử dụng giúp việc teams collaborate giữa team member, onsite-offshore, team BA — client và là workspace chia sẻ, cập nhật up-to-date tất các các tài liệu một cách hiệu quả.
Các tài liệu ở đây có thể bao gồm: Project Planning, Project Infrastructure, Requirement, Meeting Note, Customer Supplied, Deliverables, Blog Post… Tùy theo mỗi dự án mà sẽ có thể có thêm các tài liệu khác nhau. Confluence cho phép user có thể tạo, chỉnh sửa, nhận xét trên cùng một workspace chung và quản lí, sắp xếp trên page tree.
Confluence xịn như thế nào
Biến các tài liệu SRS, FS bớt nhàm chán
Các bạn sẽ nghĩ như thế nào nếu công việc của mình được thực hiện hầu hết trên Confluence mà không phải Word để viết các tài liệu URD, SRS, FS, BD… như trước? Như một hình thức thay thế, Confluence giúp các tài liệu trở nên sinh động hơn, việc quản lí dễ dàng hơn và các stakeholder có thể xem được các tài liệu mới nhất.
Ví dụ:
Current:
BA viết một tài liệu → Viết mail có khách hàng → Khách hàng review và comment → Mail về cho BA → BA chỉnh sửa, nâng version → Gửi mail lại cho KH để sign off để chốt final.
Quy trình này sẽ lặp lại nhiều lần trong quá trình làm việc.
Solution:
BA viết document trực tiếp trên Confluence, thêm các status label như In Process, To be update, Keep in view, Ready for review… để KH có thể inform → KH sign off/approve/comment/mention.
Thay vì đọc một file doc dài ngoằng mấy trăm trang thì việc mention ai review phần nào sẽ tiết kiệm thời gian hơn.
Hoặc nếu KH buồn buồn muốn lấy lại version cũ thì việc restore cũng rất dễ dàng =))
Tích hợp Draw.io vào Confluence
Cũng giống như việc kết hợp giữa Visio và Word thì Confluence hỗ trợ thêm plugin Draw.io từ Market Place (tất nhiên là tốn thêm phí) phục vụ cho việc vẽ các diagram chèn vào các requirement, cung cấp đầy đủ các template, cho phép BA có thể tạo, chỉnh sửa, lưu các diagram trực tiếp trên Confluence.
Thay vì việc vẽ trên Draw.io, sau đó export, chèn vào Confluence thì việc có thêm plugin này thì quá tiện ích rồi.
Jira — người anh em “cùng cha”
Jira cũng được phát triển bởi Atlassian — công cụ quản lí các issue của dự án. Confluence và Jira là một sự kết hợp bổ sung cho nhau, cung cấp cho user có thể xem các issue ở Jira từ trang Confluence và xem các tài liệu chính xác ở Confluence từ Jira.
Ví dụ: Tạo Jira issue từ Confluence thông qua Jira Issue Macro
Hoặc có thể liên kết giữa issue trên Jira đến với page liên quan trên Confluence, thêm refer cho bug major test case để dev có thể đọc lại requirement, giảm thời gian lãng phí cho việc tìm lại tài liệu
Sử dụng Confluence Template
Confluence cung cấp rất nhiều template hữu dụng đối với BA như Product Requirement, Project Planing, Meeting Note, Restropective…Việc sử dụng chúng sẽ giúp tiết kiệm kha khá thời gian và thật ra thì template đẹp sẵn rồi, customize vài thứ cho phù hợp với dự án là ok.
Ngoài template thì còn ti tỉ các Macro hỗ trợ bạn có thể research thêm nhé.
Nhược điểm
- Tốn tiền
- Mua thêm plugin càng tốn tiền
- Phù hợp với dự án Agile
Kết
Sau tất cả công cụ thì cũng chỉ là công cụ, con người mới là quan trọng nhất. Các dự án khác vẫn sử dụng word, công việc vẫn rất smooth, quản lí doc rất rõ ràng rành mạch thì cứ tiếp tục thôi.
Hy vọng mọi người có thể lượm lặt được vài thứ qua bài viết này.
From Linh with love.
